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L’ergonomie permet de prévenir les risques, notamment les RPS (risques psychosociaux), et de réduire les TMS (troubles musculo squelettiques), en améliorant par exemple les gestes et les postures de vos employés ou en adoptant une organisation de travail adaptée.
Dans cet article, vous allez découvrir pourquoi il est plus efficace de concevoir vos nouveaux espaces de travail en étroite collaboration avec vos salariés.
1. Avantages de la co-conception des espaces
2. Les 3 écueils évités grâce à une démarche collaborative
3. Comment réduire les réticences de vos salariés et les aider à se projeter dans leur nouvelle organisation de travail ?
4. Méthode de co-conception réussie en 7 points
5. Pour aller plus loin : 2 solutions pour abaisser votre charge mentale liée à un projet d’aménagement, de réaménagement ou de déménagement
La co-conception des espaces de travail en étroite collaboration avec vos salariés offre une multitude d'avantages, notamment en termes d'efficacité.
En impliquant directement vos employés dans le processus d’aménagement ou de réaménagement de vos espaces de travail, vous vous assurez que chaque solution retenue est optimisée pour leur confort et leur productivité.
- La co-conception est une approche innovante qui implique les utilisateurs finaux (vos salariés) dans le processus de création d'un projet d’aménagement ou de réaménagement de vos espaces de travail (bureaux, open spaces, ateliers, plateformes, lieux de manutention et de stockage, salles de repos, etc.).
- Cette méthode favorise l'intelligence collective, permettant de créer des espaces de travail optimisés et adaptés aux besoins réels de vos utilisateurs.
- En plaçant les utilisateurs au cœur du processus de création, la co-conception vous assure une meilleure adéquation entre les solutions de design ergonomiques retenues et les attentes de vos utilisateurs. Cette méthode co-créative vous permet de tirer parti de l'expertise, de l’expérience et des besoins réels de vos salariés, et également d’éviter des écueils fréquemment rencontrés.
La salle de pause vide, vous connaissez ?
La co-conception des espaces bouleverse les rapports hiérarchiques traditionnels et encourage une participation active et égale de tous les intervenants, créant ainsi un terrain d’entente favorable pour adopter les meilleures solutions.
La démarche collaborative dans la co-conception de projets d'aménagement d'espaces est essentielle pour éviter 3 écueils fréquents :
En ergonomie, la distinction entre le travail réel et le travail prescrit est fondamentale pour comprendre les dynamiques au sein d'une organisation.
Le travail prescrit représente les tâches telles qu'elles sont définies officiellement, souvent formalisées par une fiche de poste, incluant les missions, les compétences requises et les objectifs à atteindre.
Au contraire, le travail réel englobe ce que vos employés font effectivement, y compris les adaptations et les stratégies qu'ils développent pour faire face aux contraintes quotidiennes, qu'elles soient matérielles, techniques ou organisationnelles. Cette différence est cruciale car elle révèle l'iceberg caché des activités professionnelles où le travail réel constitue la masse submergée, complexe et souvent invisible, qui inclut les choix et les contraintes auxquels vos salariés doivent répondre pour accomplir leurs missions.
Un exemple où le design et l'ergonomie ne sont pas alignés avec les besoins des utilisateurs : la salle de pause où personne ne va et où chacun revient rapidement à son bureau avec son café à la main.
L'espace de convivialité joue un rôle crucial au sein de votre entreprise. Vos employés de divers départements et niveaux hiérarchiques peuvent se rencontrer de manière informelle, favorisant ainsi la communication et la cohésion d'équipe.
Pourtant, la conception de cet espace peut être mal pensée : chaises trop hautes pour les tables ou tables trop basses pour être confortables; distributeurs de boissons placés dans un coin difficile d'accès nécessitant des contorsions peu ergonomiques pour obtenir sa boisson; couleurs des murs criardes avec un éclairage trop intense qui crée une atmosphère peu propice à la détente, etc.
Plus encore, l’aménagement peut s'avérer inadapté aux contraintes métiers de vos salariés (manque de temps de pause, poste de travail éloigné de l’espace convivialité, isolement lié à une fonction, etc.) perdant ainsi de son efficacité.
Les conflits dans le cadre d'un projet d'aménagement d'espace de travail sont souvent le reflet de divergences d'intérêts et de visions entre les porteurs du projet et les salariés.
Ces tensions peuvent émerger de la différence entre les objectifs de productivité des commanditaires et les attentes des salariés en matière de confort et de bien-être au travail.
Pour résoudre ces conflits, il est essentiel d'adopter une approche collaborative où la communication et la médiation jouent un rôle central.
En impliquant activement vos salariés dans le processus de décision et en tenant compte de leurs retours, vous parvenez à des solutions qui bénéficient à toutes les parties.
Avec l’aide de l’ergonome, la médiation, en particulier, est une méthode efficace pour naviguer dans ces eaux parfois tumultueuses, en aidant à équilibrer les besoins et les désirs de chacun, ce qui augmente le sentiment d'appropriation et de satisfaction par rapport à l'espace aménagé.
En analysant la situation de travail actuelle, en évaluant les risques et les performances, et en identifiant les besoins de vos travailleurs, la co-conception crée des espaces de travail à l’efficacité maximisée.
Pour obtenir les meilleurs résultats, il vous reste à rassurer vos salariés et à réduire leurs réticences humaines et légitimes vis-à-vis du projet.
1. Résistance au changement : Vos salariés peuvent être réticents à modifier leurs habitudes de travail et leur environnement familier.
2. Manque de participation : L'absence d'implication de vos salariés dans le processus de conception peut entraîner un manque d'adhésion aux nouvelles pratiques.
3. Peur de l'inconnu : Les changements dans votre organisation du travail peuvent susciter des inquiétudes concernant les nouvelles compétences à acquérir.
4. Sentiment de perte : Redéfinir vos espaces de travail peut être perçu comme une perte de confort ou de repères personnels.
5. Communication insuffisante : Un manque d'information claire sur les avantages et le fonctionnement des nouveaux aménagements peut créer de la méfiance.
6. Reconnaissance des compétences : Il est crucial que les compétences de vos salariés soient reconnues et valorisées dans le cadre de vos nouveaux aménagements pour favoriser l'acceptation.
7. Santé et sécurité : Des préoccupations concernant la préservation de la santé et la sécurité au travail doivent être prises en compte pour éviter les freins.
8. Adaptation aux besoins individuels : L'aménagement doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux besoins spécifiques de chacun de vos salariés.
9. Soutien de la direction : Le manque de soutien et d'engagement de la part des dirigeants peut limiter la mise en œuvre effective des changements.
10. Financement : Les coûts associés à la réorganisation et à l'aménagement ergonomique des espaces de travail peuvent constituer un frein.
1. Impliquer activement vos salariés dans le processus de conception pour qu'ils se sentent écoutés et que leurs besoins soient pris en compte.
2. Organiser des ateliers de co-conception où vos salariés peuvent exprimer leurs idées et préoccupations concernant le nouvel espace de travail.
3. Utiliser des outils de feedback comme des enquêtes ou des boîtes à idées pour recueillir les suggestions de vos employés sur l'aménagement de l'espace.
4. Assurer une communication transparente sur les raisons du changement et sur la manière dont il va améliorer le quotidien au travail.
5. Proposer la modélisation 3D (lien vers le précédent article) de la nouvelle organisation pour que vos salariés puissent se projeter plus facilement dans leur futur espace.
6. Accompagner le changement par des formations adaptées pour aider vos salariés à s'adapter aux nouvelles méthodes de travail.
7. Mettre en place un suivi post-aménagement pour ajuster l'espace selon les retours de vos salariés et assurer une amélioration continue.
Pour réussir la co-conception d'un espace de travail ergonomique, voici 7 points clés :
1. Analyse du projet et de son contexte : Cette première étape est cruciale car elle permet de comprendre vos objectifs, les besoins de vos salariés et les contraintes de vos espaces. L'ergonome étudie les documents existants (organigrammes, fiches de poste, histoire de l’entreprise, accidents du travail, etc.), discute avec la direction et les employés pour saisir pleinement le contexte.
2. Entretien et observations des salariés : L'ergonome passe du temps sur le terrain, observant vos salariés dans leur environnement de travail actuel et discutant avec eux pour identifier leurs points de douleur et les opportunités d'amélioration.
3. Présentation du diagnostic ergonomique : Après l'analyse et les observations, l'ergonome présente ses conclusions sous forme de diagnostic. Ce rapport met en lumière les problèmes ergonomiques et propose des recommandations pour les résoudre.
4. Organisation des groupes de travail : Des groupes de travail composés de tout ou partie de vos salariés sont formés pour réfléchir ensemble aux solutions possibles. Ces groupes favorisent la participation active des employés et l'émergence d'idées créatives.
5. Ajustements et intégration de nouvelles solutions : Les solutions proposées sont discutées et ajustées en fonction des retours des salariés, notamment concernant des solutions qui ont déjà été testées et qui n’ont pas fonctionné. L'ergonome veille à ce que les solutions soient réalisables et bénéfiques pour tous.
6. Propositions optimisées : L'ergonome travaille à affiner les solutions, en tenant compte des contraintes techniques, budgétaires et des délais.
7. Diffusion auprès de vos salariés : La dernière étape consiste à communiquer les plans finaux ou de la modélisation 3D auprès de vos salariés, en s'assurant que chacun comprenne les changements à venir et les avantages qu'ils apporteront. C'est un moment clé pour obtenir l'adhésion et l'engagement de tous.
L'implication des salariés garantit que les solutions ergonomiques adoptées sont non seulement fonctionnelles mais aussi bien acceptées.
La charge mentale associée à un projet d'aménagement ou de réaménagement d'espaces peut être significative puisqu’elle implique à la fois une compréhension approfondie des besoins de vos salariés et une adéquation à vos contraintes (budget, espace, m², métiers, etc.).
Chez ErgoAm, nous veillons à vous décharger au maximum des tâches afférentes au projet en vous accompagnant de votre appel à mission jusqu’à la création de vos nouveaux espaces.
Pour aller plus loin et gagner en confort, nous vous proposons 2 solutions :
La collaboration avec vos artisans est cruciale pour transformer nos propositions d’ergonomie et de design en réalité.
Nous vous aidons dans la rédaction de vos plans techniques afin qu’ils soient suffisamment clairs et précis pour vos artisans, en y intégrant des spécifications ergonomiques pour le mobilier et l'agencement de vos espaces.
En vous fournissant des plans techniques détaillés, vous facilitez le travail de vos artisans et vous assurez que le résultat final réponde aux besoins spécifiques de vos employés.
Nous vous recommandons de choisir des meubles adaptés à vos besoins et/ou qui ont été testés et certifiés pour leur ergonomie, afin de vous assurer un résultat optimal.
En tant que cabinet spécialisé en ergonomie et en design d’espaces, nous disposons d’un large choix de mobilier adaptés à vos besoins et à des tarifs avantageux.
Un autre service que nous vous proposons afin de réduire votre charge de travail : l’inventaire de votre mobilier actuel.
Nous vous aidons ainsi à adopter une politique de consommation raisonnée et sur adaptée aux besoins de vos salariés.
L'ergonomie des espaces de travail n'est pas seulement une question de confort. En prenant en considération les réticences légitimes de vos salariés et en les intégrant dans la conception de leurs espaces, vous créez un environnement adapté à leurs besoins ainsi qu’à ceux de votre entreprise.
Dans cet esprit collaboratif et attentif, vous dessinez l'avenir de vos nouveaux espaces de travail de manière plus efficace, responsable et engagée.
Dernier avantage, non des moindre, vos salariés se sentent plus impliqués et valorisés lorsqu’ils prennent place dans la nouvelle organisation de travail que vous avez co-créée.
